Cahier de migration Odoo et de rapprochement en CAD au Canada

1. Encadrer une migration reproductible plutôt qu’un simple téléversement

Nommez les propriétaires source et cible, le responsable de migration, le comptable, les gestionnaires de données et les réviseurs de la banque et des stocks. Définissez les environnements, les accès, les versions d’exécution, la sauvegarde et l’autorité de retour arrière. L’importation finale n’est qu’une étape dans une chaîne de preuves conservées, d’essais et de rapprochements signés.

Créez des onglets pour le manifeste source, le journal de nettoyage, les correspondances, l’ordre des dépendances, le journal d’exécution, les rejets, les montants attendus et réels en CAD, le change, les postes non soldés, l’historique bancaire, les stocks, les documents, les écarts et l’approbation. Aucun identifiant ni clé privée n’appartient à ces onglets.

Révisé le 6 novembre 2026. Responsables de la revalidation : le responsable de migration, le comptable du client et les réviseurs des données, de la banque et des stocks avant l’utilisation en production.

• Version de migration et environnement : __________
• Propriétaires source et cible : __________
• Approbateurs de l’exécution et du retour arrière : __________
• Dépôt des preuves et règle d’accès : __________

2. Conserver l’extraction et rendre le nettoyage auditable

Pour chaque rapport source, consignez le système et l’édition, l’entité, les filtres, les colonnes, l’encodage, le délimiteur, le nombre de lignes, le total de contrôle, la date d’arrêté et le fuseau horaire. Conservez le fichier brut et son empreinte de contrôle. Comparez-le à l’écran source avant toute transformation afin d’établir une base fiable.

Utilisez une copie de travail et consignez chaque règle : correction d’encodage, normalisation de dates, séparation de noms, traitement des doublons, valeurs par défaut ou conversion de champs personnalisés. Notez les lignes touchées, les valeurs avant/après, l’opérateur et le réviseur. Un champ indisponible exige un autre rapport, une extraction supplémentaire, une saisie manuelle révisée ou une exclusion documentée appuyée par une décision explicite.

• Fichier source et empreinte de contrôle : __________
• Parité des lignes et des totaux entre l’écran et le fichier : __________
• Règle de nettoyage et lignes touchées : __________
• Valeurs avant/après et approbateur : __________
• Décision sur champ manquant et preuve : __________

Testez les formats régionaux de date et de décimales, les zéros initiaux, les longues références, les notes multilignes et le texte anglais et français. Un aperçu dans un tableur ne prouve pas que les identifiants ou les nombres sont restés inchangés.

3. Attribuer des identifiants externes et imposer l’ordre des dépendances

Utilisez un identifiant externe stable comprenant l’entité et le type d’enregistrement au besoin. Les noms et numéros de documents peuvent se répéter entre entités ou années. Conservez l’identifiant source, l’identifiant Odoo, la version d’exécution et l’état de chaque tiers, compte, produit, document, paiement et mouvement de stock.

Écrivez la séquence de dépendances pour les entités, devises, comptes, tiers, articles et entrepôts, puis les documents, paiements, relevés bancaires et stocks. Si un parent est rejeté, arrêtez ses dépendants ou appliquez une règle de réparation documentée. Ne liez jamais une facture ou un paiement à un tiers inattendu par correspondance approximative de nom.

• Composition de l’identifiant externe et revue des collisions : __________
• Ordre des dépendances et justification : __________
• Rejet du parent et règle d’arrêt/réparation des dépendants : __________
• Enregistrement rejeté, cause et résultat de relance : __________

Exécutez deux fois un lot représentatif. Comparez le nombre d’enregistrements créés, mis à jour, rejetés et ignorés et examinez les liens. La preuve d’absence de doublons à la relance fait partie de l’acceptation, pas d’un détail technique facultatif.

4. Séparer la correspondance des comptes de celle des taxes de vente

Associez les comptes selon leur type, fonction, devise, solde et relation avec créances, dettes, banques et stocks. Les comptes de contrôle et à usage mixte exigent un traitement explicite, et le comptable signe les différences intentionnelles. Évitez de fusionner comptes ou tiers simplement pour raccourcir le fichier de correspondance.

Utilisez les règles de l’ARC sur le lieu de fourniture et le type de fourniture pour la nouvelle opération. Le tableau de l’ARC présente la TPS de 5 % et, dans la colonne « TVP », les taux généraux de 7 % pour la Colombie-Britannique, 6 % pour la Saskatchewan, 7 % pour le Manitoba et 9,975 % pour le Québec. Dans les procédures françaises, utilisez « TVP (PST dans les sources anglaises) » pour la Colombie-Britannique et la Saskatchewan, et « TVD (RST en anglais) » pour le Manitoba. Les exemples taxables, détaxés et exonérés et l’examen des crédits de taxe sur les intrants (CTI) et des remboursements de la taxe sur les intrants (RTI) sont distincts de la correspondance comptable.

Le Québec n’est pas une province de TVH; la TVQ est calculée sur le prix de vente sans la TPS. Ne créez pas de libellé TVQ de 14,975 % et ne généralisez pas l’administration de Revenu Québec à tout le pays.

5. Calculer les attentes en CAD avant l’importation et examiner chaque écart

Le registre CAD utilise les cents et un arrondi de 0.01. Avant l’importation, calculez les valeurs attendues selon les règles acceptées de source, de conversion et de taxe. Après l’importation, comparez la saisie, le montant stocké, l’affichage, l’écriture et le rapport.

Testez des valeurs positives et négatives au cent, des documents multilignes, des remises, des paiements partiels et de grandes valeurs. Le prix produit, la taxe, la remise, le paiement et l’arrondi final en espèces sont des parcours distincts. Les règles fédérales sur le retrait de la pièce d’un cent, ou sou noir visent uniquement le montant final d’une opération réglée en espèces, après le calcul de la TPS/TVH, lorsque les pièces d’un cent ne sont pas disponibles. Ce montant est arrondi au multiple de cinq cents le plus proche. Les chèques et les paiements électroniques ou par carte continuent d’être réglés au cent près.

• Montant source, devise du document et devise de société : __________
• Montant attendu en CAD et calcul : __________
• Montant réel en CAD et affichage : __________
• Totaux du débit et du crédit : __________
• Parcours d’arrondi et écart résiduel : __________
• Explication, responsable et approbation : __________

Ne modifiez jamais la valeur attendue après avoir vu le résultat sans consigner la raison et le réviseur. Aucune tolérance générale n’efface un écart inexpliqué.

6. Rapprocher les taux de change, les postes non soldés et l’historique bancaire

Pour chaque document en devise étrangère, consignez le montant source, la devise du document, la devise de société, le taux, sa date, sa source approuvée et les montants attendus et réels en CAD. La documentation multidevise explique les documents, paiements et écarts de change, mais pas la politique de taux du client. Testez une facture avec paiements ultérieurs et partiels, une note de crédit et un règlement.

Rapprochez chaque facture client ou facture de fournisseur non soldée de sa source, de sa devise, des paiements affectés et du solde restant. N’importez pas à la fois un solde d’ouverture de créance ou de dette et le même document sous-jacent. Gardez avances et paiements non affectés séparés et définissez leurs liens sans doubler les obligations.

Choisissez la période d’historique bancaire et testez l’importation manuelle des relevés au besoin. Rapprochez solde d’ouverture, opérations, correspondances inachevées, frais et remboursements. La synchronisation bancaire dépend de l’institution et de la couverture Enterprise et n’est pas en temps réel; l’admissibilité et le règlement en CAD sont prouvés par compte.

• Document et solde restant : __________
• Devise du document et devise de société : __________
• Paiement affecté ou lien de note de crédit : __________
• Source/date du taux et écriture de change : __________
• Identifiant du relevé bancaire et état du rapprochement : __________
• Écart résiduel et responsable : __________

7. Rapprocher la valeur des stocks et les coûts d’acquisition (Landed Costs) tardifs

Rapprochez quantité, coût unitaire et valeur par article, emplacement, date d’arrêté et méthode de valorisation. Examinez unités de mesure, suivi, articles de service et comptes, puis comparez l’inventaire au grand livre. Documentez les différences de présentation plutôt que de les masquer dans un ajustement unique.

Les coûts d’acquisition d’Odoo 19 permettent de répartir les charges admissibles. Vérifiez les conditions AVCO/FIFO lorsque requis et utilisez un parcours distinct pour Standard Price. Construisez un achat importé avec réception, une vente partielle avant l’arrivée du transport et une autre après.

Consignez les valeurs avant et après la charge, la quantité vendue et restante, la base de répartition, l’écriture, le rapport d’inventaire et le grand livre. Testez un retour, un transfert et un comptage. Une quantité initiale sans valeur ou un ajustement tardif sans responsable n’est pas acceptable.

8. Faire accepter la sortie anglais/français et préserver la limite entre préparation et transmission

Préparez une facture et une note de crédit avec de longues descriptions d’articles anglaises et françaises, des références mixtes, des libellés de taxe et des sauts de page. Vérifiez la sortie PDF et imprimée ainsi que l’écriture et le rapport. Conservez les libellés Odoo utiles en anglais dans les procédures françaises tout en employant correctement TPS/TVH/TVQ, ARC, Revenu Québec, CTI/RTI et la TVD du Manitoba.

Les structures de rapports canadiens et la documentation sur les rapports servent à préparer les chiffres. Les directives sur les déclarations de taxes et « Mark as Submitted » ne transmettent aucune déclaration. D’après la liste des logiciels homologués par l’ARC pour le Transfert de fichiers TPS/TVH par Internet, page modifiée le 4 novembre 2026 et consultée le 6 novembre 2026, Odoo n’y figurait pas. Ne revendiquez ni homologation d’Odoo par l’ARC ni production d’un fichier .tax par Odoo pour ce service.

Revenu Québec administre généralement la TPS/TVH au Québec et permet la déclaration combinée TPS/TVH-TVQ pour les comptes qu’il administre. Pour les personnes qui sont des institutions financières désignées particulières aux fins de la TPS/TVH ou de la TVQ, ou des deux, l’ARC administre les deux taxes, qu’elles soient ou non situées au Québec. Il faut établir ce statut, l’autorité compétente et les formulaires RC7200 et RC7294 applicables avant de choisir le canal de déclaration. L’examen des CTI/RTI reste une tâche professionnelle. Un champ migré, de même qu’une facture dont seule la présentation a été vérifiée, ne constitue pas une acceptation réglementaire.

9. Faire signer un dossier de rapprochement et d’acceptation par discipline

Exécutez la migration à partir des fichiers bruts conservés. Notez la version de correspondance ainsi que le nombre d’enregistrements acceptés, rejetés, ignorés, mis à jour et créés. Examinez chaque type d’enregistrement et erreur, corrigez les causes et relancez pour prouver l’idempotence. Ne retirez pas les enregistrements difficiles pour présenter un résultat plus favorable.

Le dossier comprend balance de vérification, créances, dettes, documents non soldés, avances, stocks, devises, banques, documents bilingues et rapports. Le comptable, le responsable des stocks, le responsable bancaire et le propriétaire des données signent dans leurs domaines. Chaque écart possède une raison, un responsable et une résolution.

• Version d’exécution et empreinte de contrôle de la source : __________
• Totaux de contrôle et revue des lignes rejetées : __________
• Explication de l’écart et responsable : __________
• Résultat du nouvel essai et emplacement des preuves : __________

Classez les écarts comme extraction, nettoyage, correspondance, configuration, procédure, intégration ou décision professionnelle. Joignez preuves et nouvel essai plutôt que d’élargir la tolérance ou de faire un ajustement global inexpliqué.

10. Contrôler la bascule, le retour arrière et le transfert de responsabilité

Définissez le gel de saisie, l’approbation de l’exportation finale, l’ordre d’exécution, la vérification et l’autorité de décision. Documentez une opération survenant pendant le gel de saisie, l’accès à la source en lecture seule, le responsable du retour arrière et la manière d’empêcher une ancienne intégration de restaurer des enregistrements non approuvés.

Préparez des fiches de rôle anglaises et françaises pour les routines et exceptions et testez la vente, l’achat, l’encaissement et la clôture avec des données synthétiques. Après la bascule, rapprochez la première période, les documents non soldés, les stocks et les banques, en suivant chaque défaut et chaque écart jusqu’à sa résolution.

Utilisez le cahier de découverte sur les taxes et les documents bilingues pour les décisions de source et de responsabilité, la liste de contrôle pour succursales et points de vente (POS) pour le déploiement de succursale et le plan de formation bilingue pour le transfert. Les comparaisons QuickBooks et Zoho Books offrent une préparation propre à chaque source; documentez l’exactitude de la migration en attribuant un responsable et une décision d’acceptation à chaque écart résiduel.