Libro de migración a Odoo y conciliación en PEN
1. Abra un libro que una responsabilidades y conciliación
Cree hojas para inventario de fuentes, extracción, limpieza, mapeo, identificadores, dependencias, ejecuciones, rechazos, totales, PEN, bancos, inventario, intercompañía, rollback y aprobaciones. Asigne propietario de origen y destino para cada objeto. Una persona puede extraer y otra transformar, pero la aprobación de saldos pertenece al responsable designado por la organización.
Cada registro conserva sistema, entidad, objeto, periodo, criterio de inclusión, archivo, versión y propietario. Añada decisión de migrar, transformar, archivar o excluir. No mezcle reglas de clientes, documentos y saldos en una única hoja sin trazabilidad. El objetivo es poder repetir el ensayo y explicar cualquier cifra, no solo completar una importación.
«Revisado el 5 de noviembre de 2026». El contador peruano y los propietarios de datos revisan las reglas contables y fiscales; el equipo técnico documenta la ejecución y no decide por ellos.
2. Conserve la extracción original y mida su calidad
Extraiga desde QuickBooks, Zoho Books, hojas u otros sistemas con filtros y fecha registrados. Guarde el archivo original en una ubicación de acceso restringido y trabaje sobre copias. Para cada archivo documente codificación, formato, cantidad de filas, campos nulos, duplicados, valores extremos, totales de débito y crédito, cantidades y saldos de control.
En limpieza, registre la regla, las filas afectadas, el valor anterior, el valor posterior y el aprobador. Corrija espacios, tipos de datos y formatos sin cambiar el significado. No complete un RUC, UNSPSC o tratamiento de IGV por inferencia. Si un dato obligatorio falta, use la lista de excepciones para obtenerlo o decidir la exclusión. Mantenga vínculos entre archivo original, archivo limpio y archivo listo para carga.
3. Use identificadores externos y dependencias explícitas
Asigne identificadores estables a entidad, cuenta, tercero, artículo, unidad, almacén, documento, pago y movimiento bancario. Guarde origen, identificador externo, identificador Odoo, versión de mapeo y estado. El nombre nunca es la única clave porque puede repetirse o cambiar durante la limpieza.
Ordene monedas, cuentas y diarios antes de saldos; categorías y unidades antes de artículos; terceros y artículos antes de documentos; recepciones antes de valorización. Escriba la regla de creación, actualización, omisión o rechazo para cada objeto. Después de una ejecución, vuelva a procesar los mismos datos y confirme que no aparecen duplicados. Cada rechazo lleva motivo, responsable y resolución; no se borra para mejorar el resumen.
4. Concilie cada moneda y el contravalor en PEN
La hoja principal incluye entidad, tipo y número de documento, moneda de transacción, importe original, moneda de la compañía, contravalor en PEN, tipo de cambio, fuente y fecha, fecha del documento, fecha contable y valor esperado. Añada valor importado, diferencia de conversión, diferencia de cambio, residual, explicación, propietario y firma del revisor.
Pruebe documentos con pagos parciales en fechas distintas, notas posteriores y cuentas bancarias en otra moneda. Odoo 19 permite documentos multimoneda y la localización peruana documenta tipos de cambio de SUNAT obtenidos de forma automática o manual; consulte la guía multimoneda. La empresa aprueba qué fuente y fecha corresponden a saldos históricos y operaciones nuevas. Un residual se investiga y se asigna; no se clasifica automáticamente como diferencia de cambio ni se oculta con redondeo.
5. Enlace partidas abiertas, bancos e intercompañía
Para cada factura o nota abierta registre tercero, vencimiento, moneda, importe original, saldo, pagos aplicados y referencia externa. El saldo por tercero debe coincidir con el detalle y con el mayor según el diseño de apertura. Evite duplicar una partida cargando simultáneamente un saldo agregado y el documento que lo compone sin contrapartida controlada.
En bancos conserve cuenta, fecha, identificador del extracto, referencia, moneda, importe, signo y vínculo de conciliación. Para operaciones intercompañía añada entidad contraparte, referencia común, documento espejo, moneda, contravalor en PEN, eliminación y aprobador. Una diferencia entre contrapartes permanece visible hasta su resolución; la eliminación no es un mecanismo para borrar partidas abiertas.
6. Importe historia bancaria con controles de duplicados y omisiones
Defina cuánta historia bancaria se necesita para conciliación y cuánta quedará en archivo de solo lectura. Antes de cargar, compare saldo inicial, débitos, créditos, saldo final y número de movimientos de cada extracto. Revise periodos solapados, extractos repetidos y huecos de fechas. La moneda y el signo se validan por separado para evitar que una inversión parezca una diferencia de cambio.
Busque duplicados por identificador bancario y por una combinación revisada de cuenta, fecha, referencia e importe. Las coincidencias potenciales requieren decisión humana porque dos movimientos legítimos pueden compartir valores. Después del enlace con pagos, concilie el saldo bancario y las partidas abiertas. La disponibilidad de sincronización futura depende del banco y proveedor; la documentación de sincronización no sustituye esa validación.
7. Concilie inventario y costos de importación antes y después del cierre
A la fecha de corte registre artículo, almacén, lote o serie cuando aplique, cantidad, unidad, costo, valorización, cuenta y moneda. Compare cantidad y valor con el origen y con contabilidad. Documente recepciones pendientes de factura, facturas pendientes de recepción y cargos de importación todavía no recibidos.
Ensaye una factura de flete o seguro que llega después de vender parte del artículo, tanto antes como después del cierre del periodo en sandbox. Con Landed Costs de Odoo 19, compruebe los prerrequisitos de AVCO o FIFO en las categorías de la orden original cuando el flujo desde factura de proveedor lo exige. Standard Price necesita una ruta separada validada. Concilie distribución, costo unitario, valor, asiento y periodo; no ajuste el saldo sin conservar la causa.
8. Ejecute ensayos versionados, repetibles y reversibles
Cada ejecución recibe identificador, conjunto de archivos, versión de reglas, configuración, ambiente, hora y operador. El resumen registra filas leídas, creadas, actualizadas, omitidas y rechazadas por objeto, además de totales financieros y de inventario. Conserve el detalle que permite localizar una fila concreta y su transformación.
Pruebe interrupción parcial, reanudación, repetición completa y corrección de rechazos. Documente rollback por lote, dependencias inversas y tratamiento de cambios manuales posteriores. La reversión se ensaya en sandbox con datos controlados, no se improvisa en producción. Antes del último ensayo congele mapeos y obtenga las firmas de quienes aprobarán el corte; cualquier cambio posterior genera otra versión y nuevas pruebas.
9. Separe migración histórica de emisión electrónica nueva
Los documentos cargados conservan referencias y fechas para lectura, saldo y conciliación. No se reenvían como si acabaran de emitirse. La operación electrónica posterior utiliza Factura, Boleta, Nota de Crédito y Nota de Débito dentro del alcance documentado de Odoo 19, con series revisadas y el flujo UBL 2.1 validado para la entidad.
En la aceptación se separan contabilización, XML, transmisión y CDR. Un documento histórico importado no necesita una etiqueta de aceptado para demostrar paridad contable, y un documento nuevo contabilizado no se considera aceptado sin respuesta. El contador confirma régimen, obligación y Nuevo RUS cuando sea pertinente; el proveedor y Oakland no sustituyen esa revisión.
Archive la CDR individual o la CDR del resumen diario que corresponda al documento y al canal, con estados aceptada, aceptada con observación o rechazada. Para Boleta con envío directo a SUNAT, conserve el ticket y el vínculo al resumen diario sin exigir una CDR individual por venta. Distinga un reintento técnico previo a la aceptación de una CDR rechazada. Si un comprobante enviado individualmente recibe una CDR rechazada, carece de validez tributaria y el emisor genera un nuevo comprobante electrónico que corrige las causas del rechazo. Si la CDR rechazada corresponde a un Resumen Diario, se genera un nuevo resumen corregido conforme al procedimiento aprobado; no se duplican las Boletas incluidas ni se las declara inválidas solo por el rechazo del resumen. Una Nota de Crédito o de Débito no subsana una Factura rechazada. Las notas se aplican a una Factura con CDR aceptada o a una Boleta previamente otorgada (BVE otorgada), según el documento y el canal.
10. Apruebe el corte con un expediente completo y responsables posteriores
El expediente reúne balance de comprobación, cuentas por cobrar y pagar, bancos, inventario, monedas, partidas abiertas, intercompañía, cantidad de registros y adjuntos. Incluye ejecuciones, rechazos resueltos o pendientes, residuales explicados, rollback, accesos y decisiones firmadas. Los propietarios ejecutan muestras de cobro, pago, devolución, reporte y cierre en Odoo antes de aprobar.
Defina el tratamiento de operaciones durante la transición y quién concilia el primer día y el primer periodo. La ruta QuickBooks y la ruta Zoho Books detallan preguntas por origen. La lista de verificación de la puesta en producción debe permitir continuar, corregir y repetir, o detener el corte; una fecha previamente comunicada no sustituye las evidencias ni elimina residuales pendientes.
Complete el trabajo con el libro de descubrimiento y preparación SUNAT, la lista de verificación de sucursal y POS y el plan de formación de Odoo en español por roles.